Aplikacje do automatyzacji: jak wykorzystać Zapier i Make w małym biznesie
Małe biznesy stają przed wieloma wyzwaniami – zarządzanie czasem, optymalizacja procesów, minimalizacja kosztów. Jednym ze skutecznych narzędzi, które pomagają w ich rozwoju, są aplikacje do automatyzacji. Dwa popularne narzędzia, które wyróżniają się na rynku, to Zapier i Make (dawniej Integromat). W tym artykule dowiesz się, jak wykorzystać te aplikacje do automatyzacji pracy w swoim biznesie, by zaoszczędzić czas, zredukować błędy i skupić się na najważniejszych zadaniach.
Co to jest automatyzacja i dlaczego warto jej używać?
Automatyzacja polega na zautomatyzowaniu rutynowych zadań i procesów, które często pochłaniają czas pracowników. Dzięki aplikacjom takim jak Zapier czy Make, możesz stworzyć połączenia między różnymi narzędziami, z których korzystasz na co dzień, takimi jak CRM, systemy pocztowe, narzędzia do zarządzania projektami czy media społecznościowe. Automatyzacja zadań pozwala na eliminację powtarzalnych czynności, co nie tylko zwiększa efektywność, ale także zmniejsza ryzyko popełnienia błędów.
Na przykład, jeśli często przenosisz dane z formularza kontaktowego do systemu CRM ręcznie, możesz zaoszczędzić setki godzin, automatyzując ten proces jednym kliknięciem.
Jak działa Zapier i Make?
Zapier i Make to narzędzia, które pozwalają łączyć różne aplikacje i tworzyć „automatyzacje”, nazywane odpowiednio „zapami” (Zapier) lub „scenariuszami” (Make). Działają one na zasadzie prostego schematu „jeśli to, to tamto”. Oznacza to, że gdy coś się wydarzy w jednej aplikacji (np. ktoś wypełni formularz), aplikacja wykona określoną akcję w innej (np. doda kontakt do bazy danych).
Oba narzędzia obsługują setki aplikacji, takich jak Google Sheets, Slack, Mailchimp, Shopify, Trello i wiele innych. Dzięki temu możesz zautomatyzować niemal każdy aspekt swojego biznesu.
Zastosowania automatyzacji w małym biznesie
1. Automatyczne zarządzanie kontaktami
Prowadząc małą firmę, często masz do czynienia z pozyskiwaniem nowych klientów. Dzięki automatyzacji możesz zaoszczędzić czas na wprowadzaniu danych klientów do CRM. Wystarczy połączyć formularz kontaktowy na stronie internetowej z systemem CRM za pomocą Zapier lub Make. Po każdym wypełnieniu formularza, dane zostaną automatycznie dodane do bazy, co przyspieszy proces obsługi klienta.
Przykład: Gdy klient wypełni formularz na stronie, dane trafiają do HubSpot (CRM), a w tym samym momencie dostajesz powiadomienie na Slacku.
2. Automatyzacja wysyłki e-maili
Regularna komunikacja z klientami jest kluczowa, ale czasochłonna. Możesz skonfigurować automatyczne wysyłanie e-maili powitalnych, przypomnień lub kampanii marketingowych na podstawie określonych działań użytkowników.
Przykład: Jeśli klient zapisze się do newslettera, automatycznie otrzyma e-mail powitalny, a jego dane zostaną dodane do listy w Mailchimp.
3. Zarządzanie zadaniami i projektami
Małe firmy często korzystają z narzędzi do zarządzania zadaniami, takich jak Trello, Asana czy Monday.com. Za pomocą automatyzacji możesz tworzyć zadania i przypisywać je członkom zespołu na podstawie wybranych zdarzeń, np. nowego zlecenia od klienta.
Przykład: Kiedy klient złoży zamówienie w Shopify, nowe zadanie zostanie utworzone w Asana, przypisane do odpowiedniej osoby, a także pojawi się powiadomienie w Slacku.
4. Zautomatyzowane raportowanie i analiza danych
Gromadzenie i przetwarzanie danych to kluczowy element zarządzania małym biznesem. Automatyzacja raportowania pozwala regularnie otrzymywać szczegółowe informacje o sprzedaży, odwiedzinach na stronie czy wynikach kampanii marketingowych. Możesz automatycznie przenosić dane z różnych źródeł, np. ze sklepu internetowego do arkuszy Google.
Przykład: Codziennie rano Zapier może automatycznie wysyłać e-mail z raportem sprzedaży za poprzedni dzień, zawierający dane pobrane z Shopify i Google Analytics.
5. Automatyzacja marketingu w mediach społecznościowych
Obecność w mediach społecznościowych jest kluczowa dla małych firm, ale regularne publikowanie może być wyzwaniem. Zapier i Make pozwalają automatycznie planować i publikować posty w mediach społecznościowych.
Przykład: Możesz zaplanować serię postów na Instagramie na cały miesiąc, a Make zajmie się ich publikacją zgodnie z harmonogramem.
Które narzędzie wybrać: Zapier czy Make?
Zarówno Zapier, jak i Make, oferują podobne funkcjonalności, ale różnią się nieco zakresem możliwości.
- Zapier jest znacznie prostszy w obsłudze, idealny dla początkujących użytkowników. Ma prosty interfejs i wiele gotowych „zapów”. Jeśli chcesz szybko zautomatyzować podstawowe procesy, Zapier może być lepszym wyborem.
- Make jest bardziej elastyczny i oferuje zaawansowane możliwości. Umożliwia tworzenie bardziej złożonych automatyzacji z wieloma krokami i warunkami. Jeśli masz bardziej skomplikowane potrzeby, Make będzie lepszy.
Jak zacząć korzystać z automatyzacji?
Korzystanie z Zapier i Make jest łatwe. Wystarczy założyć konto, wybrać aplikacje, które chcesz połączyć, i skonfigurować automatyzację. Oba narzędzia oferują darmowe plany, które pozwalają na przetestowanie funkcji przed podjęciem decyzji o zakupie planu premium.
Automatyzacja nie musi być skomplikowana, a korzyści są ogromne – oszczędność czasu, redukcja błędów i możliwość skupienia się na rozwoju biznesu. Zacznij od prostych procesów, takich jak przenoszenie danych między aplikacjami, a z czasem możesz automatyzować coraz bardziej złożone zadania.
Zdjęcie okładkowe pochodzi z aplikacji Make (dawniej Integromat). Pokazuje automatyczny proces tworzenia wpisów na Social Media na bazie postów z bloga firmowego, przy wykorzystaniu AI (ChatGPT).